Программное обеспечение для работы с диаграммами Ганта и ассоциативными картами
19.11.2020Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент планирования, управления задачами, который придумал американский инженер Генри Гант (Henry Gantt). Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.
На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.
Как строится диаграмма Ганта и из чего она состоит
Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.
Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.
На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе. Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий. Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.
Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта.
Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.
Кому пригодится диаграмма
Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.
К примеру, фрилансер с диаграммой Ганта будет уверен, что сможет взяться ещё за один проект. А невеста, глядя на график, не будет переживать, что ничего не успевает.
В бизнесе диаграмма Ганта помогает всем. Исполнитель точно знает, что, за чем и когда нужно сделать, его начальник контролирует сроки, а клиент спокоен, если видит, на каком этапе находится процесс.
Пригодится инструмент и для презентации проекта. Заказчик или начальник увидит объём и сроки работ и поймёт, почему дизайн сайта, например, делается три месяца, а не неделю.
Как построить календарь планов с диаграммой Ганта по таблице Excel
Заполните диапазон ячеек G4:O16 на листе «Gantt» одной и той же формулой:
Теперь выделите диапазон ячеек G4:O16 чтобы присвоить ему условное форматирование:
Как видно на рисунке правило форматирования применяется для ячеек с текстовым значением «Достигнута», которое возвращают формулы в диапазоне G4:O16. Для эстетики снова используем 2 цвета заливки. Важно также отметить что на вкладке «Число» используя опцию «(все форматы)» задаем свой пользовательский формат из трех точек с запетой «;;;» — это позволит скрыть текстовое содержимое в ячейках. Получаем результат:
Перейдите на любую ячейку в диапазоне G4:O16 и откройте «Диспетчер правил условного форматирования». Для этого используйте меню «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Управление правилами». Воспользовавшись кнопкой «Создать правило» создайте еще 2 правила для значений «В процессе» (желтый цвет) и «В ожидании» (красный цвет):
Теперь создадим курсор для выделения дат на графике – это сделает анализ по графику Ганта более удобным. Снова перейдите на любую ячейку в диапазоне G4:O16 и в диспетчере правил условного форматирования создайте новое правило, но уже с формулой =G$1=$F$1 и другими настройками формата ячеек:
Обратите внимание! Правило курсора должно быть в самом нижнем слое. Для управления порядком расположения правил форматирования используйте соответственные кнопки «Вверх» и «Вниз» в диспетчере. В результате получаем диаграмму Ганта с курсором выделения дат, которые указываются в ячейке F1:
Далее оформляем дизайн шапки таблицы в диапазоне B3:F3 используя градиентную заливку ячеек из двух цветов:
А также следует изменить цвет шрифта на белый в заголовках столбцов таблицы.
С чего начать работу с диаграммой Ганта
В первую очередь надо создать таблицу с исходными данными. Делать это можно где угодно: хоть на листке бумаги, хоть сразу в программе для построения диаграммы.
Для таблицы нужны три типа данных: название задачи, дата начала и длительность или прогнозируемая дата окончания задачи. Учитывайте сроки, ресурсы и бюджет проекта, чтобы указать реалистичную дату окончания.
К примеру, вы решили вдвоём сделать косметический ремонт в спальне. Таблица будет выглядеть так:
Если ремонт делает рабочая бригада, то сроки каждой задачи будут иными.
Диаграмма Ганта в Excel шаблон
Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне «Формат данных».
Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт «Сохранить как шаблон» в контекстном меню.
Как построить — пошагово
Необходимо распределить данные таким образом, чтобы видеть название этапов, даты их начала и окончания, а также длительность дней их выполнения.
Выделяете левой кнопкой мыши столбцы с названием работ и сроком их начала (в примере диапазон А2:В11). На верхней панели выбираете раздел Вставка и щелкаете Линейчатая с накоплением.
Появляется вот такая вставка:
Затем необходимо добавить данные о сроках выполнения каждого этапа. Для этого выделяете диапазон с данными по длительности (С3:С11), щелкаете правой кнопкой мышки и выбираете в меню строку Копировать.
Кликаете на поле с диаграммой в любом месте и нажимаете команду Вставить. Теперь в линейчатой диаграмме с накоплением синие полосы показывают даты начала выполнения задач, а красные — продолжительность.
Быстрые диаграммы Ганта + крутой шаблон GoogleDocs
У шаблона много других мелких фич, и чтобы их легче было освоить, мы написали подробную инструкцию с последовательностью действий для создания новой сметы и объяснением механики работы ключевых элементов. Можно сделать копию сметы и утащить себе, чтобы тестить:)
Вводная
Документ состоит из двух вкладок:
На вкладке «Смета» представлены этапы разработки проекта с указанием средних значений по проекту, на основе которых строится календарный график по проекту, а также указаны основные показатели, интересующие Заказчика.
На вкладке «Детализация» представлена сама смета с подробной разбивкой на этап и тип работ.
Инструкция включает два блока:
- Последовательность действий менеджера при создании новой сметы;
- Краткое описание механики работы наиболее важных элементов, для того чтобы вы могли ее кастомизировать под свои нужды.
Все значения в шаблоне условные — для примера.
Создание новой сметы
Смета
Дата начала проекта Устанавливается планируемая дата старта проекта. Для расчета используем недельные циклы, и поэтому важно привязывать дату старта проекта к началу недели (Понедельник той недели, на которой начинается работа по проекту). Другие даты в смете считаются автоматически, и править их не требуется (Ручная регулировка нужна для случаев, когда идет нестандартная последовательность этапов, смета разбита на несколько этапов и т. д.). Для удобства имеется дополнительный расчет следующего понедельника от текущей даты.
Дата окончания проекта
Выбирается максимальная дата в столбце «Конец этапа» + 2 недели для согласования.
Продолжительность
«= Дата окончания — дата начала», поделенные на 4,5 (среднее кол-во недель в месяц).
Стоимость разработки
Сумма значений в столбце предварительной стоимости самой сметы. Берутся средние значения как ориентир для студии и Заказчика.
Таблица сметы: этап
Перечень этапов, выстроенных в последовательности действий. Рекомендуется на момент готовности сметы вставлять гиперссылку на диапазон ячеек из вкладки «Детализация» с соответствующими стоимостными показателями.
Трудозатраты
Значения берутся из вкладки «Детализация» с конкретного диапазона.
Количество сотрудников на этап
Указывается количество сотрудников, выделенных на этап. Необходимо для расчета длительности этапа. Работает в привязке к количеству часов в неделю на 1 сотрудника.
Согласование
Кол-во недель, необходимое для проведения согласований с Заказчиком. Значения выставлены по умолчанию. Влияют на дату старта следующего этапа.
Запараллеливание
Кол-во недель, на которое можно сдвинуть этап на более ранний срок (или поздний, если указать отрицательное число. Например, отпуск/отсутствие материалов или оплаты). Влияет на даты этого этапа. Выставлены по умолчанию. Затянули с оплатой на неделю, указываем для соответствующего этапа «-1».
Работает только в случае, если дата начала этапа указана ссылкой.
Длительность этапа
Количество недель, необходимое для исполнения соответствующего этапа. Считается от трудозатрат:
— Для основных этапов: объем трудозатрат делится на кол-во часов в неделю и кол-во сотрудников на этап. Проверяется ряд условий: 1) Если дробная часть полученного коэффициента менее 0,25, то целое число округляется в меньшую сторону. 2) Если дробная часть полученного коэффициента более 0,25, то целое число округляется в большую сторону. 3) Если значение получается равным 0 недель, то ставится минимум 1 неделя
— Для дополнительных этапов (ТЗ на интеграцию с 1С и Контент, они визуально выделены в шаблоне), при трудозатратах = 0, отображается 0, если больше- то как в первом варианте.
Начало и конец этапа
Начало
Первый этап, Аналитика: Агрегация требований, начинается с даты Начала проекта. Далее даты начала соответствующего этапа определяются датой окончания предыдущего, сроком согласования и запараллеливания. Для дополнительных этапов (ТЗ на интеграцию с 1С и Контент) при необходимости устанавливаются индивидуальные даты начала. По умолчанию Контент — после окончания этапа Прототипирования, ТЗ на интеграцию с 1С — после согласования ТЗ.
Конец
Вычисляется как дата начала этапа + длительность этапа
Предварительная стоимость
Вычисляем по формуле = Объем трудозатрат * ставку нормочаса специалиста.
Автоматизированные сервисы построения диаграммы Ганта
Если задачи слишком громоздкие для построения диаграммы вручную, а наш шаблон сложно адаптировать под ваш бизнес — стоит попробовать один из сервисов автоматического построения диаграммы Ганта.
Когда лениво настраивать связи в гугл-таблицах, а результат хочется получить быстро и просто, RealtimeBoard — то, что надо. Достаточно войти в сервис через учётную запись Фейсбука или Гугла, задать имя команде, выставить количество сотрудников и обозначить свою роль — и можно пользоваться.
Microsoft Excel
Диаграмма Ганта — это горизонтальная гистограмма, которая часто применяется в приложениях управления проектами. Хотя Excel, по сути, не поддерживает такие диаграммы, создать простые диаграммы Ганта довольно легко. Главное — правильно настроить данные. На рис. 137.1 показана диаграмма Ганта, созданная из данных в диапазоне А2:С13. В диаграмме горизонтальная ось представляет собой общий промежуток времени для проекта, а каждый прямоугольник — задачу проекта. Человек, который смотрит такую диаграмму, сможет сразу увидеть длительность каждой задачи и определить параллельные задачи.
Рис. 137.1 Вы можете создавать простые диаграммы Ганта из линейчатой диаграммы
Столбец А содержит имя задачи, столбец В — соответствующую дату начала, а столбец С — длительность задачи в днях. Обратите внимание на то, что в ячейке А1 нет описательной надписи. Оставляя эту ячейку пустой, вы гарантируете, что Excel не использует столбцы А и В в качестве категорий осей.
Выполните следующие шаги, чтобы создать такую диаграмму.
Вы можете использовать онлайн наш файл примера диаграммы Ганта, расположенной в Office Web Apps при помощи Skydrive, и внести свои данные (изменения не будут сохраняться) или скачать себе на компьютер, для чего необходимо кликнуть по иконке Excel в правом нижнем углу.