Программа для составления графика работы — что выбрать?

19.11.2020 0

Что такое график

О нем идет речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется построить образец графика сменности в Excel на 2020 год, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять расписание работ — это прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать пустой бланк графика работы на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнить на компьютере в Excel или другой программе.

ВАЖНО!

В связи с ситуацией с COVID-19 и изданием указа президента от 25.03.2020 №206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней», работодатель обязан предоставить работникам оплачиваемые выходные дни. Норма времени в таком случае подлежит пересчету и в марте, и в апреле месяце 2020 года, подробнее см. производственный календарь. Теперь норма часов в марте составляет 152 часа в месяц при 40 часовой рабочей неделе, а рабочих дней стало 19. И в апреле норма уменьшилась и составила 151 час в месяц при 40 часовой рабочей неделе, а рабочих дней стало тоже 19.

Пустой бланк графика дежурств на месяц

Как составить скользящий график работы (образец)

Составим график сменности сторожей (образец на 4 человек, работающих «3 + 1» (3 рабочих дня — 1 выходной).

Унифицированной формы законодательство не предусматривает. В каждой организации кадровая служба составляет его индивидуально. Главное, чтобы в нем присутствовали следующие данные:

  • Ф.И.О. и должности сотрудников, которые будут трудиться в таком режиме;
  • количество рабочих в смене;
  • продолжительность дежурства;
  • порядок их чередования;
  • перерывы на отдых и питание;
  • пометка об ознакомлении.

Утверждает документ руководитель предприятия. Доведение до сведения трудящихся следует обеспечить как минимум за месяц до этого. Если же условия труда меняются существенно, то срок увеличивается вдвое.

Каждый расписывается в документе, тем самым соглашаясь на установленный режим. Если предполагается периодически вносить в него изменения, утверждать календарь сменной работы удобнее не на год, а на месяц. Хранится он в кадровой службе вместе с прочими распоряжениями по предприятию.

Если распорядок рабочего дня не устраивает сотрудника, он вправе попросить работодателя предоставить ему более комфортные условия.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

  • скользящий;
  • гибкий;
  • индивидуальный;
  • свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом.

Поэтому режим бывает:

  • постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
  • сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Как оплачивать труд при переработке

Сверхурочное время следует оплачивать в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). Первые два часа работы оплатите минимум в полуторном размере, последующие — минимум в двойном размере. Работодатель может установить иной размер оплаты сверхурочных, но не ниже установленных ТК. Вместо оплаты, если работник захочет, ему может быть предоставлен дополнительный отдых, который должен быть не меньше отработанных часов.

При расчете переработанных часов, подлежащих оплате в повышенном размере, следует исключить время, отработанное в выходные и праздничные дни. Их оплату следует производить в соответствии с требованиями статьи 153 ТК РФ.

Чем сменный отличается от обычного

ВАЖНО!

Если в вашей организации есть работники в возрасте старше 65 лет, то таких работников рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работником сохраняется его заработная плата. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте свыше 65 лет, находящихся на изоляции, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то разрешается использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен в нашей ситуации. Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В» — если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или отпуск за собственный счет, то ставить надо другой код.

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Здесь без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время.

Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у работников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, что такое сменный график работы, вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек способен выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

У всех выходной, а у вас – работа по графику

Если ваш график – скользящий, забудьте, что обычно выходные выпадают на уик-энд. Это может оказаться так, а может и иначе – все зависит от того, как спланировали график. Если суббота или воскресенье оказались предназначенными для труда, ничего не поделаешь, это особенность скользящего графика. Они считаются обычными трудовыми буднями и соответственно оплачиваются. Дополнительный день для отдыха не предоставляется. Отказаться выйти в этот день на свое рабочее место работник не имеет права.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые типы сотрудников, такие, как матери малышей младше трех лет, имеют преимущества по отношению к графику работы. Но не в тех случаях, когда стоит их подпись под согласием на скользящий режим: тут для них нет исключений, то есть придется отработать в любой день недели, оказавшийся рабочим по графику.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

  • с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия работы;
  • с другой стороны, исключить любую дискриминацию по любым признакам.

Этот документ одновременно позволяет обеспечить:

  • нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
  • соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Именно поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и опять выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Покажем, как выглядит рабочее расписание на примере трех смен.

Другой пример — образец графика работы магазина, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9 до 21, ночной службы нет.

Подробнее: Как составить график сменности

Почем стоит использовать программы для составления графика работы?

Ввиду сложности составления документа, рекомендуют использовать программное обеспечение, для составления графика продолжительности труда, который позволяет минимизировать ошибки.

Программное обеспечение, которое предназначено для составление календарного графика имеют одну базу для функционирования.

Благодаря специализированному программному обеспечению можно:

  • Снизить вероятность возникновения недочетов и ошибок.
  • Наладить автоматизированную процедуру составления документа.
  • Уменьшить временные затраты на составление графиков.
  • Использование программного обеспечения – огромное преимущество, однако перед его использованием необходимо:

  • Понять общий принцип функционирования программы.
  • Ознакомиться с возможностью составления сетевого графика.
  • В нашем материале мы подробно рассмотрим, как рассчитать график работ по всем правилам.

    А вы узнаете, какими могут быть графики и в чем их отличия.

    Чтобы изменить график работы, следует сначала оформить соответствующий приказ. вы сможете скачать его образец.

    Составляя график в программе, обязательно необходимо учесть:

  • Сменность в суммарном количестве, а также период смен (при сменной работе).
  • Длительность рабочего времени.
  • Общее количество рабочих дней.
  • Общее количество выходных.
  • Могут использовать и иные показатели ввиду особенностей деятельности конкретного предприятия, однако такие программы не унифицированы, а специализированы и разрабатываются специально для предприятия, с учетом его особенностей.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (Москва)

    +7 (Санкт-Петербург)

    8 Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    Топ-5 программ

    Среди программного обеспечения, которое позволяет составлять графики работы существует масса вариантов, которые отличаются как «начинкой» так и интерфейсом. Каждая из программ обладает своими преимуществами, так как позволяет производить ту или иную функцию.

    Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

    Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.

    Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

    Расчет сменного графика

    • определить суммированный учет рабочего времени;
    • отражать работу в дневное и ночное время;
    • учитывать постановления законодательства по отдыху, отведенному времени на прием пищи и так далее;
    • учет времени должен вестись за каждым сотрудником в отдельности.

    Все данные можно записать по образцу предоставленной таблицы выше. Особенное внимание требуется уделить правилу о 42 часах беспрерывного отдыха, предоставляемого еженедельно.

    В качестве наглядного примера.

    Токарь имеет суммированный учет рабочего времени на две недели, работает он по 11 часов в сутки по схеме 2/2. Значит, за 14 дней он должен отработать минимум 77 часов для выполнения плана. Но токарь превысил норму и отработал 80 часов. Тогда бухгалтер должен произвести расчеты, основываясь на часовой ставке, равной 200 рублям:

    • зарплата за проделанную работу

    80 х 200 = 16 000 рублей

    • переработка составила

    80 – 77 = 3 часа

    • в учетном периоде сотрудник проработал

    80 / 11 = 8 дней

    • расчетный коэффициент:

    3 / 8 = 0,375 ч/дн

    • сумма доплаты:

    200 х 3 х (1,5-1) = 300 рублей

    • общая зарплата:

    16 000 + 300 = 16 300 рублей

    Также должны начисляться надбавки за рабочие смены в праздники

    . Стандартный минимальный коэффициент равен двум. Если работодатель желает самостоятельно увеличить размер выплат, то он может это сделать без ограничения на максимальную сумму. Со всеми праздниками, попадающими в список оплачиваемых, можно ознакомиться в статье №112 ТК РФ.

    Информация по любой оплате, включая и праздничные добавки, должна передаваться в локальный акт компании для отражения перечисления средств. Праздничные день начинается в 00:00 и заканчивается в 24:00

    , это необходимо учитывать при определении рабочего графика для сотрудников и назначения дополнительной оплаты.

    В данном видео содержит подробная инструкция о том, как вести и заполнять график сменности.

    Теперь график работы всегда под рукой.
    Введение:
    Одна из основных проблем каждого, кто работает по сменному графику — это получить и иметь под рукой список смен. Приложение под названием «Календарь смен

    » был создан как раз для того, чтобы вы могли всегда под рукой иметь график смен не только для себя, но и ещё для трёх человек, при этом вся информация выводится в удобном виде.

    Функционал:

    Сразу после запуска перед вами появляется календарь и вашим первым действием будет нажатие на кнопку Меню и выбор пункта Помощь. В открывшемся окне очень внимательно прочитайте об основах использования приложения. После этого, первым делом, нажмите кнопку меню и выберите пункт Дни. В нем вы можете создать шаблоны своих рабочих дней, выбрав не только соответствующее название, но и начала конец рабочей смены и цвет, которым день будет отображаться на календаре. Всего можно создать 30 шаблонов, что хватит с головой. После создания шаблонов, вам нужно создать графики. Для этого нажмите кнопку Меню и выберите пункт Графики. Затем установите дату первого дня, после этого выберите в выпадающем меню тип дня, который хотите создать и нажмите на кнопку Новый. Если вы хотите изменить уже созданный день, выберите нужный шаблон из выпадающего меню, затем нажмите на женьн, который хотите изменить, и нажмите кнопку Изменить. После создания графика, он автоматически будет наложен на календарь.
    Итоги:
    В настройках вы можете включить ещё дополнительные графики, а также настроить будильник, если это нужно. Подведем итоги: «Календарь смен

    » — это весьма удобное и простое в использовании приложение, которое позволит вам один раз создать график и пользоваться им постоянно. Приятного пользования!

    График работы – понятие, которое знакомо на всех предприятиях, учреждениях и фирмах, независимо от формы собственности и направления деятельности, так как с его помощью удается организовать нормальную работу всего персонала.