Как создать pdf документ: крутая шпаргалка для всех

Мы регулярно обучаем ABBYY FineReader PDF новым навыкам. Две недели назад мы рассказали на Хабре, как научили ABBYY FineReader PDF редактировать целые абзацы. Этот пост — о еще одном продвижении нашего продукта на пути к совершенству: программа теперь умеет создавать и редактировать интерактивные PDF-формы. Раньше ABBYY FineReader PDF мог только заполнять такие формы – заявления на отпуск или визу, резюме, согласие на обработку персональных данных, исследования, опросы и т.д. Но что если компании нужно создать в формате PDF анкету, разработать шаблон документа или отредактировать в готовом бланке несколько полей, чтобы затем отправить его сотрудникам или клиентам? Теперь все это можно сделать в одной программе. О том, как это работает, для чего и кому может понадобиться такая функциональность, мы сегодня и расскажем. Поехали!

Что такое интерактивная PDF-форма?

Интерактивная PDF-форма – это документ с полями, в которых пользователь может печатать текст, даты, проставлять галочки, выбирать одно или несколько значений из списка и выполнять другие действия, не редактируя основное содержимое документа.
PDF-формы могут выглядеть по-разному. Приведем несколько примеров:

Слева направо: первая страница анкеты на получение шенгенской визы; согласие на обработку персональных данных; PDF-форма для запроса сервисных услуг. Картинка кликабельна.

Если PDF-файл сам по себе – это статичная сущность, которая в первую очередь предназначена для передачи информации, то формы в PDF предназначены для получения информации от пользователей или организаций.

С технической точки зрения интерактивная форма в PDF – это набор «виджетов». Виджеты – это поля, которые можно создавать, редактировать и заполнять. Термин взят из спецификации PDF (международные стандарты PDF ISO, где описываются все стандартизированные возможности формата PDF). В спецификации сказано, как устроены интерактивные элементы, чтобы это понимал PDF-просмотрщик, то есть программа для работы с PDF. На основе этой спецификации мы и разработали фичу создания и редактирования форм в ABBYY FineReader PDF. Таким образом, интерактивные формы, созданные в нашей программе, будут доступны для заполнения или редактирования и в других редакторах PDF, если они поддерживают PDF ISO.

В Интернет-сервисах

Если вам нужно создать документ pdf только 1 раз и без особых изысков, можно воспользоваться онлайн-сервисами. Они имеют ограничения по функциональности, но для разового случая это не критично.

Free PFD Converter

Название «Бесплатный PDF Конвертер» не отличает этот проект от десятков подобных ему, зато сразу говорит о сути. С его помощью можно преобразовать в формат PDF другие типы данных – текстовые документы, таблицы, презентации, а также электронные книги.

Этот ресурс не блещет обилием опций, как Sejda, но всё самое необходимое в нём есть. Интерфейс доступен на разных языках, в том числе русском (как видно по скриншоту).

А самое главное – сервисом очень просто пользоваться. Достаточно перетянуть мышкой файл, который вы хотите конвертировать, на специальное поле, и страница автоматически начнёт загрузку и преобразование. Тип файлов распознается автоматически.

Режим «Слияние и разделение» позволяет либо соединить несколько одностраничных PDF-файлов в один, либо, наоборот, выделить из большого файла определённые страницы.

Есть у сервиса и недостатки:

• Если перетащить на поле для загрузки несколько файлов, обработается только последний.
• Конвертировать таким способом можно лишь 1 документ в час. Если нужно больше, придется оформить подписку за $9/месяц, $69/год, или $99/бессрочно.

I Love PDF

Сервис с таким эмоциональным названием также предлагает большой набор услуг по конвертации или обработке документов. С его помощью можно создавать файлы из изображений и текстовых документов, разделять или объединять готовые объекты.

Как и в предыдущем случае, здесь тоже достаточно выбрать нужный раздел и перетащить исходник на страницу. После этого сайт сам всё загрузит, обработает и вышлет вам результаты.

Загружать файлы на I Love PDF можно целым набором. Сервис дает возможность расположить их в нужном порядке, выбрать ориентацию страницы и ширину полей.

Когда операция завершится вы сможете закачать получившийся файл на свое устройство, сохранить его на Диск Google или Dropbox, а также скопировать ссылку на прямое скачивание, чтобы отправить адресату.

Сервис доступен на русском языке, полностью бесплатен, причём ограничений по размеру исходников нет, а созданные им файлы не содержат водяных знаков. Вместо этого сайт принимает пожертвования, а также предлагает купить профессиональную коммерческую программу Solid Documents.

Кажется, это идеальное решение. Но на всякий случай рассмотрим ещё одно.

В чем преимущество интерактивных PDF-форм?

• PDF-форма будет одинаково отображаться в любой операционной системе, любой программе и на любом устройстве;
• PDF-форму легче и быстрее заполнить, чем бумажный документ. Меньше вероятность допустить ошибку;
• PDF-форму можно заполнять без доступа к интернету;
• PDF-форму легко напечатать;
• Отправить форму можно несколькими способами: кнопкой действия (ниже мы расскажем об этом), по электронной почте, загрузить на сервер;
• Данные из PDF-форм – цифровые, и поэтому их можно сразу отправить в системы обработки данных;
• PDF-формы легко интегрировать в системы электронного документооборота организаций.

Приведем пример. Допустим, вам нужно оформить страховой полис для поездки за рубеж. Чтобы не приезжать в офис компании и не заполнять бумажное заявление, можно прямо у себя дома заполнить PDF-форму и отправить ее на почту менеджеру. Кроме того, сотруднику компании не придется перепечатывать данные. Информацию из PDF можно сразу вносить в корпоративные базы данных.

Как создать PDF-форму

ABBYY FineReader PDF помогает как создавать формы с нуля, в т. ч. в новом документе, так и отредактировать уже имеющиеся в форме поля.
Например, можно создать новый PDF-документ, войти в режим форм, нажав кнопку «Редактор форм» на главной панели инструментов, и затем добавить в файл нужные поля.

Либо можно открыть существующий PDF-документ с полями формы или без них и зайти в «Редактор форм». Если в документе уже есть интерактивные поля, то пользователь увидит сообщение:

В режиме «Редактор форм» рядом с полями формы отобразятся их имена.

При желании эту подсветку можно отключить, а имена отредактировать. Кроме того, можно изменить и другие настройки: внешний вид и формат полей, а также назначить значения по умолчанию для отдельных типов полей. Подробнее об этом мы расскажем чуть позже.

Создание PDF из окна программы PDF Creator

После открытия окна программы «PDFCreator — Монитор печати PDF», в открытое окно программы нужно перетащить мышью файл, из которого нужно сделать PDF документ.

По-другому это можно сделать так — в меню «Документ», в контекстном меню выбрать пункт «Добавить (Ctrl + Ins)», а затем в окне Проводника выбрать нужный файл.

В открывшемся окне следует согласиться с временной установкой PDFCreator в качестве принтера по умолчанию, а потом нажать для этого на кнопку «Принять».

После этого откроется окно «PDFCreator», в котором можно изменить или добавить данные будущего документа: заголовок, дату создания, автора, тему, добавить ключевое слово.

Если нажать на кнопку «Настройки», то тогда можно будет перейти к детальным настройкам программы. В «Профиле» можно оставить все по умолчанию, или выбрать другой формат файла и его качество, которое зависит от степени сжатия.

Дальше происходит преобразование файла. Потом открывается окно Проводника для сохранения файла. Здесь вы можете также изменить имя файла и выбрать тип файла для его сохранения, или оставить уже выбранные настройки. После этого необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

Далее происходит сохранение файла в программе PDF Creator. После завершения сохранения файл открывается в той программе, которая ассоциирована с файлами PDF на вашем компьютере. На моем компьютере для этого установлена программа Adobe Reader.

Файл в формате PDF файл был сохранен на компьютере.

Принимать разные формы? Запросто

Программа умеет добавлять 7 видов интерактивных полей, которые многим знакомы: Текстовое поле.
Позволяет ввести строчку или несколько строк текста. К вводимому тексту можно применить форматирование, например, сделать из него дату. Если такое форматирование характерно для поля, то в окошке поля можно вызвать календарик и выбрать дату там. Пользователь сам может выбирать формат даты (например, 18.12.1987 или 1987/18/12).

Форматирование даты, как и любое другое форматирование, задается в поле формы при помощи JavaScript-инструкций. В продукт встроен JS-движок, который умеет эти инструкции выполнять и помогать пользователю вводить необходимый текст.

Флажок (check box).
Позволяет поставить галочку, например, дать согласие на обработку данных, указать специальные условия при выборе номера в отеле, оформить подписку на новости и др.

Примечательная особенность: если вы думаете, что галочка в check box нарисована (векторными командами или картинкой), то это не всегда так. При создании check box в ABBYY FineReader PDF галочка — это символ. Есть специальный символьный шрифт, ZapfDingbats, и состоит он не из букв, а из вот таких специальных символов. И в нашем check box просто получается текст из одного символа этого шрифта.

Переключатель
(его еще называют «радиокнопка»). Этот элемент позволяет выбрать только один из возможных вариантов в списке.

Переключатель в PDF – это наиболее яркий пример, как одно поле может содержать несколько виджетов. У каждого из них есть choice name (имя выбранного состояния), которые предустановил PDF-просмотрщик. Именно это имя прописывается в поле, когда какая-то кнопка выбрана. Каждый виджет имеет несколько предустановленных состояний (ChoiceName/Off, Normal/Down). И в зависимости от того, в каком состоянии виджет находится, такое состояние и будет показываться пользователю. Никакой анимации, просто подмена одной картинки на другую.

Раскрывающийся список.
Дает возможность выбрать одно из заранее заданных значений или, если позволяет форма, ввести свое (произвольное )значение.

Список.

Можно выбрать несколько вариантов.

Кнопка.

Позволяет установить действие, которое выполняется при определенном событии (то есть взаимодействии с кнопкой). Например, при клике на кнопку или наведении курсора можно отправить форму по email, напечатать, сохранить, показать вложенные файлы, очистить форму и так далее.Вместо клика на кнопку можно выбрать и другие события, например, отпускание курсора и т.д. Вариантов действий много:

Поле подписи.

Позволяет указать в документе место, где надо поставить цифровую подпись:

Установка программы

Для начала нужно скачать установочный файл и нажать на кнопку «Установить», выбрав русский или любой другой подходящий язык. Появится окно «Выбор компонентов», где будет предложено дополнительно установить программу PDF Architect — платный аналог PDF Creator с минимальным функционалом в демо-версии, поэтому флажок напротив нее лучше снять. Также откажитесь от установки нового программного обеспечения, чтобы избежать засорения компьютера лишними приложениями. Нажмите «Завершить установку». Программа установлена и готова к работе, параметры настроены по умолчанию.

В меню «Принтер» с помощью комбинации клавиш Ctrl+O можно вызвать меню «Настройки» и внести необходимые изменения.

Совет: снимите галочки со всех предлагаемых дополнительных программ и расширений. Они не влияют на работу приложения, а являются рекламными и только засоряют жесткий диск и мешают работе компьютера. Любое из них вы можете в любой момент скачать дополнительно.

Также может всплыть предупреждение от антивируса о том, что обнаружено вредоносное программное обеспечение. Это реакция на дополнение, создающее кнопку утилиты в браузере. На самом деле оно не является вирусным или зараженным, это ошибка многих антивирусов. К тому же некоторым пользователям это дополнение помогает в работе с программой, хотя при отсутствии необходимости будет только мешать.

Внимательно относитесь к тому, что предлагает установить какая-либо программа дополнительно и принимайте только те пункты, которые будут нужны вам.

Совершенствуем форму дальше

Чтобы форма была понятной для пользователя, можно настраивать различные свойства для всех элементов форм и менять их в процессе редактирования.
1). Имя поля. Это внутреннее имя, которое помогает создателю формы ориентироваться в документе.

2). Подсказка. Она появляется, если навести указатель мыши на поле, и позволяет пользователю понять, что требуется сделать и какую информацию внести.

3). Можно сделать любое поле обязательным для заполнения. Тогда оно будет выделено красной рамкой, чтобы пользователь обратил внимание: в это поле необходимо внести информацию, чтобы форма была принята и рассмотрена. Красная рамка не накладывает ограничений на отправку или печать PDF-формы.

4). Опция «Только для чтения». Если выбрать ее, то поле станет недоступным для редактирования. Бывает, что в форме может быть информация, которая должна оставаться неизменной. Например, в опроснике для сотрудников-мужчин о том, какие подарки они предпочитают дарить женщинам, может быть поле «Пол»: туда можно вписать значение «Мужской» и оставить его неизменным. Это как бы подразумевает, что опрос для мужчин.

5). Внешний вид полей. Можно выбрать цвет заливки, толщину границ, свойства шрифтов и многое другое. Оформление всей формы можно настроить по умолчанию: тогда у всех новых полей, которые пользователь создаст в документе, будет единый внешний вид.

Расскажем о еще нескольких полезных действиях, которые пользователи могут совершать с при создании или редактировании форм. Любое из полей после создания можно перемещать в пределах страницы, копировать или удалять. Размеры полей также можно поменять.

Кроме того, чтобы форма не только приносила пользу, но и красиво выглядела, в программе есть инструмент, который аккуратно выровняет все поля по вертикали и горизонтали. Направляющие появляются при перемещении поля и помогают его выровнять относительно соседних полей или границ страницы.

Конечно, когда мы разрабатывали редактор форм в FineReader PDF, то оценивали, какие задачи нужно решать конечным пользователям. Расскажем о них.

LibreOffice Draw и Microsoft Word

Всем известный Microsoft Word, а также LibreOffice Draw, входящий в полностью бесплатный офисный пакет LibreOffcie умеют открывать файлы PDF и изменять их содержимое.

Однако, редактирование PDF в этих редакторах не похоже на то, которое выполняется в специализированных инструментах для этого: при открытии, файл PDF конвертируется для редактирования, а после его изменения вы можете его экспортировать как PDF (через меню Файл — Экспортировать), но это будет уже не тот же файл, а новый.

Иногда это вполне подходит для решения определенных задач и при работе с простыми файлами, а иногда — нет. Более того, сложное форматирование и некоторые элементы могут теряться при открытии документов PDF в указанных редакторах. Тем не менее, помнить о такой возможности может быть полезным.

Нужно разработать шаблоны для документов

С помощью ABBYY FineReader PDF государственные организации, а также юридические, страховые, медицинские и другие компании могут создавать в PDF шаблоны документов, которые необходимо заполнять в электронном виде:

• заявления на отпуск,
• разные виды юридических заявлений (на развод, опеку, алименты, смену имени, юридическую помощь),
• шаблоны контрактов, резолюций, уведомлений, доверенностей,
• маркетинговые формы для заказов, запросов и др.

Исходный документ, как правило, создается в MS Word. Он содержит текст и «пробелы» для добавления полей. Затем пользователь конвертирует документ в PDF, чтобы в редакторе форм создать поля, которые будет удобно заполнять.
Чтобы структуру формы, основное содержание и общий внешний вид нельзя было изменить, можно паролем защитить документ от редактирования, оставив доступным лишь функцию заполнения.

После того как пользователь заполнил этот документ, он может напечатать его и подписать от руки, либо добавить цифровую подпись и отправить по почте.

PDF24 Creator

Как можно предположить по названию программы, бесплатный редактор PDF24 Creator служит в первую очередь для создания файлов PDF.

Но подход к их созданию здесь интересен: вы вручную добавляете набор разных файлов — документов, изображений и прочих, после чего формируете из них единый файл PDF с возможностью удалять и менять порядок или ориентацию страниц. Может оказаться полезным. Скачать PDF24 Creator на русском языке вы можете с официального сайта https://ru.pdf24.org/

Нужно собрать данные и отправить информацию в другую организацию

В программе ABBYY FineReader PDF компании и государственные организации могут создавать и редактировать различные электронные бланки для сбора данных, например:

• заявления на визу,
• заявления на патент,
• заявления на регистрацию лекарственного средства,
• налоговые декларации,
• заявление на прием к врачу,
• формы согласия на медицинские манипуляции и т. д.

В электронном виде такие бланки проще заполнять и обрабатывать. Кроме того, сотрудники могут быстро отправлять такие формы внутри организации или за ее пределы, чтобы сразу получить ответ от коллег, консультации и др.

Нужно провести опрос внутри компании, обеспечив конфиденциальность данных

Для проведения внутренних исследований, опросов и аудитов в компаниях не всегда возможно использовать онлайн-сервисы типа SurveyMonkey и Google Forms. Они могут не подойти из-за требований к безопасности и политики управления персональными данными. В таком случае можно заменить онлайн-инструменты на интерактивные PDF-формы. Надеемся, что ABBYY FineReader PDF поможет упростить многие задачи, требующие создания и редактирования интерактивных PDF-форм. Если вы хотите попробовать новую функциональность, то программу можно и пользоваться ей в течение триального периода.
Пишите в комментариях, о каких еще технологических особенностях нашей программы вам было бы интересно узнать?

PDF Pro

PDF Pro – профессиональный конвертер и редактор. Кроме возможностей экспорта в различные форматы, редактирования контента, оптимизации и настройки защиты, имеет функцию создания документов из веб-страниц. Главная особенность программы – возможность автоматизации выполнения однотипных операций путем создания и сохранения экшенов. Эта функция позволяет значительно ускорить редактирование документов.