Как пользоваться Slack: советы и полезные настройки
20.11.2020Зачем нужен Slack
По словам разработчиков, Slack был создан, чтобы заменить Skype и другие мессенджеры, использующиеся компаниями для общения между сотрудниками, а также корпоративную почту. Отдельным плюсом мессенджера является его интеграция с другими сервисами, такими как Google Drive, MailChimp, Google Docs, Twitter, Trello, Google Hangouts, DropBox, GitHub и многими другими.
Главный недостаток Slack – отсутствие русскоязычной версии.
Приложение доступно в App Store и Google Play, для Windows запущена бета-версия.
Включите уведомления в важных каналах
По умолчанию в Slack включены все уведомления в личных сообщениях, но выключены в группах. Если группа важная — включите уведомления обо всех сообщениях.
Для этого войдите в нужную группу → нажмите на иконку шестеренки → выберите Notification preferences.
Настройте уведомления в важных чатах
В открывшимся окне выберите, какие уведомления получать.
В группе #дайджесты_в_блог я получаю уведомления обо всех сообщениях, но если я на смартфоне — уведомления приходят только тогда, когда меня упоминают через символ @
Тарифы
Существуют три тарифа: Free (Бесплатный), Standart (Стандартный) и Plus (Расширенный):
Базовая версия позволяет искать только по последним 10 тысячам сообщений, интеграцию с 10 приложениями и хранилище на 5 гигабайтов для каждого пользователя. В стандартной версии история сообщений, по которой осуществляется поиск, неограниченная, как и количество доступных для интеграции сервисов. Каждый пользователь может хранить до 10 Гб информации, а вместо звонков только между двумя пользователями доступны групповые конференции. В версии Plus появляется круглосуточная техподдержка, а хранилище расширяется до 20 Гб.
Скоро мессенджер планирует запустить Slack for Enterprise – версию для крупных корпораций.
Общение в каналах
Есть два типа каналов: Public Channels — открытые для всех; и Private Channels — доступные только по приглашению. У каждого канала своя тематика: в канале #netology-feedback мы видим и реагируем на отзывы о Нетологии, а в канале #дайджесты_в_блог обсуждаем и готовим дайджесты, такие как «Data Science-дайджест №8: главные статьи месяца».
И даже для совершенно разнообразных вопросов у нас есть специальный канал — #flame
Чтобы создать новый канал или вступить в существующий открытый канал, нажмите плюсик напротив Channels — затем выберите канал из списка. В Нетологии менеджер сразу добавит вас в важные каналы, чтобы вы могли освоиться.
Регистрация компании в Slack
Разберем процесс регистрации в Slack.
Чтобы начать работу и зарегистрировать в Slack свою команду, заходим на главную страницу мессенджера, внизу в центре видим кнопку Create New Team.
Чтобы войти в существующий аккаунт нажимаем Sign in. Для присоединения к уже существующей команде выбираем Find your team. Кнопки находятся прямо под окном ввода email.
Регистрация состоит из шести простых шагов:
1. Подтверждаем адрес электронной почты. На указанный ящик придет письмо с кодом, который нужно ввести в это окно:
2. Вводим имя, фамилию и имя пользователя. Здесь же можно согласиться на email-рассылку о новостях Slack, поставив галочку:
3. Вводим пароль. Минимальный размер пароля – шесть символов, желательно добавить цифры и заглавные буквы:
4. Рассказываем о компании. Необходимо выбрать, зачем ваша команда будет использовать Slack, на чем она специализируется и сколько в ней человек. Я выбрала использование для работы в сфере медиа, число пользователей – от одного до девяти:
5. Называем компанию:
6. Выбираем домен:
7. Рассылаем приглашения в команду. Для этого введем email-адреса:
Процесс регистрации завершен!
Как пользоваться
Кратко поговорим о шагах, необходимых для инсталляции и первоначальной настройки софта.
Загрузка и установка
Установка программы крайне проста и занимает около 1 минуты:
Вместе с этим смотрят: Zoom 4.6.0 для ПК
Инструкция по работе
Рассмотрим действия при первом запуске приложения:
Теперь переходим к авторизации в приложении:
Теперь вы можете приглашать пользователей, отправляя им письма на электронные почты. После формирования команды можно создавать комнаты, каналы и общаться в личной переписке.
Для удобства подключите часто используемые сервисы через вкладку Apps. В списке вы найдете Google Drive, Zoom, Twitter, GitHub и многое другое.
Функции Slack
Главная страница мессенджера выглядит так:
Всех новичков «встречает» Slackbot, справочный бот мессенджера.
В Slack доступно множество ботов, но о них чуть позже.
Slackbot просит отправить ему пробное сообщение. Поздороваемся – напишем «Hi there!».
Когда к команде присоединяется новый участник, приходит такое уведомление:
Чтобы пригласить пользователя в Slack находим в меню пункт Invite people.
В строке Email Address вводим адрес почты. Чтобы отправить приглашение нескольким людям сразу выбираем под строкой пункт +Add another invitation.
Channels (Каналы) – это диалоги, которые делятся на общие и приватные. Чтобы попасть в общий чат, пользователю достаточно найти его в меню слева и присоединиться к обсуждению
#general – чат, предназначенный для обсуждения рабочих моментов и задач. #random – «разговоры у кулера» на свободные темы. Создадим новый чат и пригласим туда пользователя.
Для начала нажимаем плюсик рядом со словом Channels
Попадаем на такую страницу:
Сделаем чат приватным, для этого передвинем ползунок с Public на Private. Введем название в строке Name и цель создания в строке Purpose (необязательная графа). Вышлем приглашения в чат (Send invites to: )
Для завершения создания чата жмем Create Channel.
Можно написать пользователю сообщение напрямую. Для этого в меню находим пункт Direct Messages, выбираем пользователя, нажимаем на него, открывается диалог.
3.Правила написания сообщений
Slack — это не просто чат для общения, а инструмент для работы. Поэтому при его использовании следует выполнять определенные правила. Каждое сообщение должно иметь определенный смысл и может состоять из нескольких предложений. Например, как не стоит писать: • Всем привет! • Мне тут на днях Сергей написал! • Предлагает встретиться и обсудить помещение. • Вторник всем подходит? • Или среда? Как правильно написать: • Со мной связался Сергей. У него есть интересное предложение по поводу помещения. Предлагает встретиться. В какой день лучше? Свободны вторник или среда. Таким образом. Как видите, смысл тот же, но все идет одним сообщением, с которым можно дальше работать. При этом, 1 сообщение должно соответствовать 1 теме, чтоб их можно было обсуждать отдельно. Вот так писать тоже не стоит: • Хочу обсудить встречу во вторник по команде. И еще есть вопрос по поводу Гугл.Календаря. Здесь два вопроса, а значит нужно писать два сообщения, добавив побольше информации в каждое: • Напомните, во сколько мы встречаемся во вторник. Тема — команда, верно? • Подскажите по Гугл.Календарю: как настроить повторяющиеся мероприятия. Каждое новое сообщение — это начало новой беседы. А обсуждение сообщения идет в правой колонке.Смотрим скрин:
В основном окне мы видим только основное сообщение (начало беседы), а само обсуждение уже идет в правой колонке. В основном окне под сообщение выводится количество ответов, на данное сообщение. Для работы с конкретным сообщением наведите на него мышкой. В правом углу появится небольшое меню с множеством функций:
1. Ваша реакция в виде смайлика; 2. Перейти к обсуждению этого сообщения в правую колонку. 3. и 5. Поделиться сообщением. При нажатии на эту стрелочку откроется окно, куда вы можете добавить свой комментарий и отправить это сообщение или в какой-то другой канал или конкретному человеку:
4. При нажатии на многоточие откроется дополнительные пункты, которые по умолчанию скрыты; 5. Тоже самое, что и 3 — поделиться сообщением 6. Скопировать ссылку на это сообщение. В дальнейшем этой ссылкой можно поделиться, отправлять ее, например, по fb или viber. При отправке внутри Slack она примет корректный вид; 7. Отметить сообщение как непрочитанное. Допустим, вы открыли сообщение. Оно через 3 секунды становиться прочитанным. Если выберите этот пункт, оно снова станет непрочитанным и будет отображаться как новое. 8. Напомнить мне об этом сообщении. При наведении на этот пункт появится выбор:
через 20 минут, через час, три часа, завтра или на следующей неделе. Следующий день или неделя начинаются автоматически в 9 утра. Если выбрать, появится сообщение: Напоминание идет в первый рабочий день в начале дня (понедельник 9 утра). Свое рабочее время вы можете настроить самостоятельно в настройках своего профиля. Переходите по ссылке Notifications и листайте в самый низ страницы. Там будет такое:
В данном случае пишется — не беспокоить меня с 10 вечера до 8 утра (включительно). Любые уведомления в это время отключены. 9. Pin to — закрепить. Это аналог избранного (звездочка у Google). Рядом с закрепленным сообщением появится иконка красной булавки (об этом чуть ниже про боковую панель). 10. Редактировать и удалить сообщение. Эта функция доступна только тем сообщениям, которые вы сами писали. Чужие сообщения вы редактировать и удалять не можете. Кроме того, если вы что-то отредактировали, то рядом будет писаться, что это сообщение изменено и можно будет посмотреть оригинал: При редактировании появится надпись (edited) и при наведении на нее мышкой появится дата и время редактирования. Кроме того, при написании сообщения есть дополнительные возможности. Нажмите плюс перед строкой и увидите расширенное меню:
Выбрав Google Docs File вы можете создавать сразу новый документ (текстовый, лист таблицы или презентацию). При этом вас перекинет на страничку google.docs. Вы можете прикрепить любой файл или с вашего компьютера или из Google.drive (пример выше в красной рамке). Кроме того вы можете создавать целые посты. Это очень удобная и полезная функция для больших текстов. Если выбираете этот раздел, у вас открывается новая страница с множеством функций:
После того, как закончите, нажимайте кнопку Share в верхнем левом углу, и этот документ публикуется в чате. Причем, вы можете его разместить в любом канале или отправить личным сообщением. Сообщение появляется в основном окне кратко, а в боковом полное. Его можно комментировать и редактировать. Обратите внимание, что теперь дополнительное меню есть отдельно у этого вложения, а отдельно у сообщения. Удобная функция — это получить внешнюю ссылку на этот пост:
Нажав на Create external link вы получите ссылку, которую сможете отправить кому угодно. И человек увидит этот созданный пост не будучи даже зарегистрирован в Slack. При написании сообщений вы можете использовать различные типы выделения, например жирный, подчеркнутый, наклонный и прочие. После того, как вы начнете набирать сообщение появится подсказка, как именно можно выделять. Например: *Жирный* _Наклонный_ >цитата. Используйте разумно и не делайте пестрых записей одним сплошным жирным шрифтом. Полная инструкция по форматированию сообщений с примерами можно найти в официальном хелпе.
Интеграция с другими сервисами
Чтобы подключить сервисы, нажимаем на название нашей команды в меню слева и находим пункт Apps & Integrations:
Попадаем на страницу со списком доступных приложений, которых действительно очень много:
Для примера интеграции приложения зайдем в пункт Social & Fun.
Выберем сервис Giphy, позволяющий постить в чате гифки. Он нам пригодится, когда будем говорить о командах.
Нажимаем Install, попадаем на следующий пункт установки:
Попадаем в меню настройки и выбираем в списке гифок категорию цензурности: самая первая категория General Audiences подходит всем, дальше по нарастающей.
Нажимаем Save Integration и завершаем встройку приложения. В чате теперь доступна команда /giphy.
После команды /giphy можно ввести какой-нибудь запрос. Например, /giphy fun. Тогда бот покажет веселую гифку.
Заполните профиль
Когда войдете в рабочее пространство, первым делом заполните свой профиль. Так вам будет проще освоиться, а коллеги будут понимать, по каким вопросам к вам обращаться.
В меню нажмите на название рабочего пространства → Profile & account → Edit Profile.
Теперь заполните все необходимые поля: имя, должность, контактные данные, добавьте фото.
Коллеги смогут вас найти в поиске, будут знать вас в лицо и решать задачи станет проще.
Фишки Slack
В чате Slack доступны /команды:
Пробежимся по списку:
/apps – поиск по приложениям. Попробуем:
/away меняет статус на «нет на месте».
/call обозначает звонок пользователю.
/collapse убирает файлы в чате под кат.
/dnd обозначает период времени, в который пользователя нельзя беспокоить. В строке пишем 13:12 14:00 – получаем статус «Не беспокоить» на 47 минут:
/expand отменяет действие команды collapse и разворачивает файлы в чате.
/feed управляет RSS-лентой.
/feedback отправляет ваш отзыв команде Slack.
/invite приглашает в чат участника, уже использующего Slack, а /invite people высылает приглашение присоединиться к мессенджеру.
/leave – команда «покинуть чат».
/me выделяет текст курсивом.
/msg позволяет отправить личное сообщение конкретному пользователю.
/mute отключает уведомления
/open открывает канал.
/prefs открывает окно настроек оформления:
/remind позволяет ставить напоминание самому себе, участнику или целому чату. Напоминание должно иметь вид /remind @кому [что] [когда], например: remind me выпивать стакан воды в три часа каждый день.
/rename переименовывает канал.
/shortcuts вызывает подсказку со списком горячих клавиш:
/shrug добавляет к вашему сообщению ¯ _ (ツ) _ / ¯ .
/star вносит диалог в список Starred.
/who выводит список участников диалога.
/gif позволяет постить гифки.
Помимо команд в чате, у Slack есть другие полезности:
1) Расширенный поиск
В Slack хорошо реализован поиск по сообщениям и файлам. Чтобы быстро найти то, что вам нужно, используйте расширенный поиск:
From – поиск сообщений и файлов от конкретного пользователя.
In – поиск по каналу или в личных сообщениях.
Has – поиск по избранному, ссылкам или ответам.
After – после определенной даты.
Before – до определенной даты.
On – в определенное время (дата, месяц или год).
2) Изменение текста
Хотите выделить свой текст? Используйте следующие символы:
- Чтобы сделать текст жирным, поставьте слово в *звездочки*.
- Чтобы выделить текст курсивом, используйте _нижние подчеркивания_.
- Для зачеркнутого текста используйте ~тильды~.
- Для цитирования используйте «>»
3) Уведомления по ключевым словам
Чтобы получать уведомления, когда кто-то пишет определенное слово или фразу, нажимаем на свое имя в левом углу, в меню выбираем пункт Preferences. Переходим на Notification Settings и листаем вниз до Highlight Words. Через запятую вводим слова или фразы, при упоминании которых хотим получать уведомления.
4) Создание собственной темы
Чтобы изменить цветовую схему в Slack или настроить свою собственную, заходим в раздел Preferences (для этого используем соответствующую команду в чате или нажимаем на свое имя в левом верхнем углу) и выбираем пункт Sidebar Theme:
Можно выбрать из предложенных тем или создать свою. Для этого нажмем на Customize your theme and share it with others.
5) Быстрое переключение
Чтобы быстро переключаться между диалогами и личными сообщениями, используйте комбинацию клавиш ⌘ + K (Mac) или Ctrl + K (Windows и Linux). При их нажатии появляется такое всплывающее окно:
6) Используйте HTML-коды цветов
Фишка для дизайнеров: при обсуждении цветов просто укажите их название в HTML и в чате появится квадратик соответствующего цвета, например:
7) Отметить важное звездочкой
Отмечать звездочкой можно не только диалоги, но и отдельные сообщения или файлы. Для этого достаточно навести на серую звездочку рядом с именем и нажать на нее – она станет желтой и сообщение уйдет в избранное.
Боты
Бота можно встроить так же, как и другие сервисы. Разница в том, что установка бота обычно происходит через домашний сайт его разработчика. Рассмотрим подробнее.
Заходим во встраиваемые сервисы, выбираем категорию Bots:
Установка Slack на различные устройства
Корпоративный мессенджер Slack может работать на множестве платформ, начиная с мобильной Android, заканчивая настольными операционными системами. Установщик для PC с ОС Windows и Linux можно скачать по ссылке https://slack.com/downloads/. Сайт автоматически определит версию установленной операционной системы и предложит для нее наиболее актуальный вариант.
Пользователи устройств на базе Android легко найдут приложение в магазине Google Play или же могут воспользоваться прямой ссылкой на страницу загрузки https://play.google.com/store/apps/details?id=com.Slack&hl=ru.
После скачивания установщика для ОС Windows, достаточно запустить EXE-файл и проследовать подсказкам мастера настройки. Пользователи ОС Linux могут установить DEB-пакет несколькими путями:
- при помощи встроенного центра приложений (двойной клик на скачанном файле);
- используя менеджер пакетов gDebi (актуально для пользователей Linux Mint);
- используя терминал — введите здесь строку, которая будет содержать sudo dpkg-i и путь к файлу, например, ‘/home/ubuntu/Загрузки/slack-desktop.deb’.
На этом, инструкция Slack по установке завершается и можно начинать полноценно пользоваться программой.
Организуйте левую панель и настройте уведомления
Практика показывает, что каждая мелочь имеет значение, и правильная настройка уведомлений может улучшить продуктивность рабочего процесса. Например, вы можете выключить уведомления из оффтоп-чатов, но оставить в самых важных диалогах.
Например, я часто так поступаю, если мне нужно решить серьезную задачу, которая требует 100% вовлечения в процесс.
Итак. Настраиваем.
Выбираем File — Preferences (настройки также можно вызвать сочетанием клавиш Ctrl + ,)
Как вариант, можем поставить уведомления только при упоминании вашего имени или определенных слов («копирайтер», «дизайнер», да хоть «табурет» или «тушканчик»).
Прокрутите экран ниже и укажите конкретные слова.
Также вы можете настроить режим «не беспокоить». По умолчанию он стоит с десяти вечера до восьми утра.
Теперь давайте оптимизируем наши чаты.
В том же окне, где мы работали с оповещениями, переходим на нижнюю вкладку. Проматываем до списка каналов (Channel List).
Нажав на стрелочку сбоку, вы можете скрыть каналы, в которых нет непрочитанных сообщений. Чтобы некоторые каналы не пропадали, их можно пометить звездочкой.
Кстати, не забывайте покидать старые каналы, в которых уже не ведется переписка. Зачем засорять левую панель?
Пользуйтесь правой панелью Slack
Я сам долго пренебрегал возможностями правой панели. Это происходило до тех пор, пока в диалоге с проджект-менеджером не оказалось, что один из файлов затерялся. Меня реально спас архив отправленных файлов.
Все просто: нажимаем на три точечки в правом верхнем углу.
Тут мы видим 6 функций:
- Мои файлы.
- Все файлы.
- Информация о команде.
- Помощь.
- Что нового.
- Загрузки.
Потерянный файл можно найти по названию, дате, ключевому слову или имени того, кто его отправлял.
Дополнительные функции правой панели можно увидеть, нажав на эту кнопочку:
В боковой панели мы видим такие меню:
Тут вы можете настроить уведомления, просмотреть закрепленные элементы, участников и информацию о чате.
Вводный канал с ключевой информацией
Чтобы не запутаться в обилии информации, можно создать канал с перечнем наиболее значимого, открыв доступ для всей группы и ее новичков. Название канала следует начать с первой буквы алфавита. Достаточно разместить в нем одно сообщение с наиболее полезными ссылками.
Безопасность и двухфакторная аутентификация
В приложении предусмотрена возможность двухфакторной аутентификации. Функция позволяет осуществлять новый вход в мессенджер через сгенерированный с помощью мобильного приложения код. Также можно использовать список запасных кодов для входа. Их необходимо заранее распечатать и держать при себе. Хранить пароли в электронном виде нежелательно.