Как пользоваться Outlook: инструкции и рекомендации

Запрос уведомлений

Уведомление о доставке подтверждает, что пользователю был доставлен е-мейл, но не факт, что он прочитал письмо. Оповещение о прочтении гарантирует открытие отправленного е-мейла.

Настройка данной опции происходит в параметрах почты:

• В веб-версии – раздел «Обработка сообщений», но здесь есть только вариант запроса уведомлений о прочтении.

• В программе – пункт «Отслеживание» вкладки «Почта».

• Рекомендуется настроить запрос на отдельные сообщения, а не на все подряд.
• Сохранить изменения.

Получатель вправе отказаться от отправки уведомлений. Также почтовый сервис пользователя может не поддерживать систему оповещений.

Поставить уведомление о прочтении в Outlook можно и другим способом. Как это сделать:

• При создании письма в программе зайти в свойства для настройки параметров отправки.

• Включить уведомление об отправке/получении и закрыть окно.
• Также данная опция расположена в разделе «Параметры» – «Отслеживание».

Функция №1: Работа с письмами

Так как Outlook — почтовая программа, то, соответственно, ее основной функцией является отправка и прием электронных сообщений. В этом смысле приложение очень удобно и ничем не уступает своим конкурентам. Так, при получении письма вы можете сразу увидеть имя отправителя, тему письма, время отправления и непосредственно его статус. Прочтя сообщение, в том же окне вы можете, нажав соответствующую кнопку, написать ответ, к которому прикрепить дополнительные мультимедийные файлы. Еще стоит выделить в программе наличие шаблонов, которые могут быть созданы самостоятельно.

Есть у Outlook одна отличительная черта — в программе можно включить отображение превью полученного письма. Так, вы по первым фразам сможете понять, о чем идет речь в нем, не затрачивая время на открытие.

Теперь давайте поговорим об инструментах, которые используются по отношению к полученным письмам. На самом деле здесь все банально — вы можете удалить его, поместив в корзину, пометить, перенести в созданную папку или отправить в спам.

Список рассылки

Объединяет несколько адресов электронной почты под общим названием, упрощая отправку одного сообщения разным пользователям. Как создать список рассылки в Outlook:

• В браузере прокрутить вниз панель навигации, где будет отображаться пункт «Создать группу». Клацнуть по кнопке. Вписать имя и сделать описание (при желании). Подтвердить создание кликом по кнопке внизу. Добавить участников. Выбрав из списка на панели навигации папку «Группа», можно отправить е-мейл сразу всем участникам из списка.

• В программе в разделе «Главная» открыть адресную книгу, где во вкладке «Файл» нужно создать адрес, затем – добавить группу контактов. В новом открывшемся окне добавить пользователей вручную, вписывая имя каждого, или из адресной книги. Сохранить изменения и закрыть окно. При создании сообщения в графе «Кому» написать название группы или использовать опцию адресной книги.

Списки возможно изменять и удалять.

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.’Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами,

а приложения, работающие с элементами, —
формами.
Замечание

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 «Создание формы»).

Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Добавление почты Яндекс

Настроить почту Яндекс в Outlook несложно, хотя делается это нестандартным способом через учетную запись:

• В программе в разделе «Файл» перейти на вкладку сведения и кликнуть по кнопке «Добавить».

• В соответствующие поля вписать имя, е-мейл и пароль от почтового ящика. Нажать «Далее».

• Запустится процесс настройки.

• Если после нажатия на кнопку «Ок» повторно будет всплывать окно новой электронной почты, значит, возникла ошибка при автоматическом подключении, нужно нажать «Отмена» и сделать это вручную. В окне добавления учетной записи следует выбрать последнюю опцию – «Далее».

• Выбрать первый вариант из предложенных трех – «Далее».

• Заполнить данные: имя, е-мейл, пароль. Если тип учетной записи POP3 – сервер входящей почты будет pop.yandex.ru, если IMAP – то imap.yandex.ru. Сервер исходящей почты – smtp.yandex.ru. Снять галочку с пункта проверки учетной записи.

• Открыть другие настройки. Во вкладке «Сервер…» поставить галочку в пункт проверки подлинности. Во вкладке «Дополнительно» выбрать шифрование SSL. Если в п.6 был выбран тип POP3 – вписать значение 995, если IMAP – 993. В обоих случаях для SMTP будет значение 465. Нажать «Ок» – «Далее».

• Отобразится уведомление об успешном завершении. Нажать «Готово».

Теперь в сведениях об учетной записи есть выбор аккаунтов, можно переключаться между ними.

Ошибки в Outlook

Данная программа может иногда выводить различного рода ошибки. У каждой из них есть свой системный номер.

Примеры ошибок и их расшифровка:

Ошибка 0x800CCC00 LOAD SICILY FAILED. Данная ошибка обозначает, что вы не можете авторизоваться. Проблема решается перезапуском программы или полной ее переустановкой.

Ошибка 0x800CCC01 INALID CERTIFICATE CONTENT. Означает отсутствие сертификата авторизации учетной записи. Для исправления необходимо получить данный сертификат.

Ошибка 0x800CCC0B SERER OR MAILDROP IS BUSY. Этот номер ошибки говорит о том, что вы слишком часто обращались к серверу. Необходимо подождать порядка 5 минут для следующего обращения к серверу.

Ошибка 0x800CCC0C NOT INIT. Применяемый сервер не был найден. Проверить наличие сервера или его исправность.

Ошибка 0x800CCC0F CONNECTION DROPPED. Данная ошибка говорит о проблемах с соединением интернета. Необходимо проверить соединение.

Ошибка 0x800CCC10 INALID ADDRESS. Этот код ошибки выводится программой при неправильном указании электронной почты. Необходимо проверить правильность введенных данных.

Изменение пароля учетной записи

При входе в аккаунт Outlook пользователь вводит свой адрес электронной почты и пароль, после чего получает возможность пользоваться ящиком. Поменять пароль в Аутлук возможно через веб-браузер. Как это сделать:

• Зайти в учетную запись.

• Под аватаркой вызвать дополнительные настройки и кликнуть по нужной опции.

• Придется сначала ввести текущий пароль для подтверждения личности.

• Повторно вести текущий пароль, а также задать новый. Сохранить изменение.

Изменение пароля в сервере браузера не синхронизируется с программой, нужно перезапустить дескопный клиент и ввести новый пароль.

Непосредственно в программе есть опция смены пароля только для стороннего почтового сервиса (например, Яндекс) через настройки учетной записи.

Поделиться ссылкой:

• Нажмите, чтобы поделиться на Twitter (Открывается в новом окне)
• Нажмите здесь, чтобы поделиться контентом на Facebook. (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться в Telegram (Открывается в новом окне)

Понравилось это:

Нравится

Описание

На первый взгляд, программное обеспечение похоже на обычный почтовый клиент, но это лишь на первый взгляд. Программа оснащена многообразным, глубоким функционированием и большим спектром возможностей. Microsoft прекрасно поработали над созданием многофункционального и многопрофильного продукта в одной упаковке.

Спектр опций Outlook:

• почтовый клиент, принимающий сообщения электронной почты, позволяет просматривать, отправлять письма на различные адреса;
• встроенный календарь, отслеживающий все даты и пометки, указанные пользователем;
• планировщик задач, позволяющий фиксировать различные события, время и дату;
• записная книжка, предоставляющая возможность записывать любую важную информацию;
• журнал контактов, хранит и удобно структурирует необходимые данные.

Исходя из возможностей Outlook, напрашивается вывод, что данная программа – своего рода органайзер, позволяющий полностью спланировать и скорректировать своё рабочее и свободное время, вести чёткий контроль. Можно добавить любую необходимую информацию, при этом беспокоиться за её сохранность не стоит. Outlook – прекрасный и полноценный помощник на каждый день.

Функциональность программы замещает сразу несколько другим программ, объединяя в себе различные функции многообразного назначения.

В следующей статье мы раскроем все особенности программы для работы с базами данных Firebird.

TOP-11 функций Microsoft Outlook для получения максимальной отдачи

Электронная почта – это основополагающая составляющая современного делового мира. Она снимает с нас необходимость пользоваться телефоном и придает нашим коммуникациям скорость света. Она предоставляет широкие возможности детально рассматривать наши рабочие проекты, вопросы, ответы, мнения, запросы и отзывы, что является ключом к улучшению коммуникаций.

Кроме того, с помощью современной электронной почты можно видеть развитие беседы без необходимости перебирать горы отдельных сообщений. И все же, многие не используют все возможности своих почтовых систем. Конечно, все знают, как отправлять сообщения, устанавливать пометки к действиям, блокировать время в своих календарях и настраивать уведомления, однако есть еще много великолепных функций и фишек, о которых вы можете не знать, и которые способны преобразовать способ вашего пользования электронной почтой. Давайте взглянем на них:

• Отправка в будущем/задержка доставки: Если у вас есть новости, которыми вы не хотите делиться прямо сейчас, или проект в стадии готовности, но вы не хотите отправлять его слишком рано – функция задержки доставки позволит вам распространять сообщения по вашему собственному графику.
• Группировка сообщений: Для продвинутых пользователей электронной почты, возможность группировать сообщения в беседы по конкретным темам может помочь отслеживать почту, оставаться в курсе дел и работать более эффективно.
• Условное форматирование: Как и группировка сообщений, условное форматирование поможет вам организовать свою переписку и оставаться сконцентрированным на наиболее важных темах. Однако, в отличие от группировки всех сообщений в одну ветку, которую можно быстро охватить одним взглядом, условное форматирование просто отображает сообщения, соответствующие выбранным критериям со шрифтом и цветом по вашему выбору.
• Правила: Еще одна организационная функция, Правила, позволяет создавать настройки для автоматизированной обработки сообщений определенным образом. Некоторые системы могут проверять отправителя, получателя, размер сообщения, дату и многое другое. Таким образом, вы никогда не пропустите письмо от своего начальника и от наиболее важного клиента; сообщения с тяжелыми вложениями могут быть отмечены специальным знаком, и так далее.
• Почтовое сообщение в СМС: В тех случаях, когда вам нужно ответить незамедлительно, или нужно связаться с тем, у кого может не оказаться доступа к электронной почте, СМС может быть лучшим решением. Некоторые поставщики электронной почты предлагают эту функциональность, а некоторые нет. Если вы работаете с поставщиком, который предоставляет такую возможность, вы сможете быстро передавать срочные сообщения. Только будьте внимательны и предупредите об использовании этой функции своих получателей – мало кто будет счастлив получать шквал несрочных сообщения во время встреч или в отпуске, так что используйте эту функцию только в критически важных случаях.
• Уведомления для рабочего стола: Если вы захотите снизить количество отвлекающих факторов на один день или на неопределённое время, можно отключить уведомления для рабочего стола, которые появляются каждый раз, когда в ваш почтовый ящик падает новое сообщение. Это позволит сфокусироваться на текущих задачах. И, наоборот, если вы ждете важное сообщение, которое вам нельзя отложить ни на секунду, вы можете легко включить уведомления для рабочего стола на несколько часов или на более долгое время.
• Шаблоны сообщений: Если вы работаете в должности PR специалиста, менеджера по коммуникациям, представителем сервиса по работе с клиентами или на любой другой позиции, связанной с ответами на запросы информации – шаблоны писем помогут вам быстрее работать над вашими ответами. После создания собственного шаблона, все, что вам нужно сделать, это открыть шаблон, персонализировать его и отправить. Это не только сэкономит ваше время, но и повысит продуктивность. Кроме того, отсутствие необходимости повторять рутинные операции может улучшить ваше удовлетворение работой.
• Сохранение писем в качестве файлов: Если вы захотите сохранить определённые сообщения в той же папке, что и остальную работу по проекту, контракты или другие документы, вы можете просто перетащить ваше сообщение из окна сообщений в папку с файлами. Или же нажать Сохранить как и выбрать сохранение файла в специальной локации. Позже это позволит вам вернуться к сообщению без необходимости копаться в почте.
• Многофункциональные сочетания клавиш: Если ваша почтовая система поддерживает сочетания клавиш, она также может поддерживать многофункциональные сочетания клавиш, которые предоставляют возможность комбинировать несколько сочетаний клавиш в одно быстрое действие. Например, если вы хотите отметить группу сообщение как прочитанные и одновременно переместить их в отдельную папку, или даже пометить письма прочитанными, присвоить им флажки и переслать своей команде, вы можете сделать это при помощь мультифункциональных сочетаний клавиш. Некоторые почтовые системы, поддерживающие многофункциональные сочетания клавиш, позволяют создавать ваши собственные сочетания.
• Автоматическая очистка: Некоторые почтовые системы включают функцию автоматической очистки, которая помогает сохранять пространство и поддерживает ваш почтовый ящик в аккуратности. Некоторые почтовые системы могут анализировать содержимое бесед и обнаруживать повторяющееся содержание. При этом предыдущее сообщение автоматически удаляется — так что вы можете видеть оба сообщения и все комментарии внутри единой почтовой беседы, но при этом ваш почтовый ящик не перегружен одинаковыми сообщениями. Конечно, если кто-то продолжит засорять свой почтовый ящик ненужными сообщениями, вы можете просто заблокировать этого отправителя, используя фильтры «спам» и «нежелательные». Но если вы не хотите навсегда предотвращать контакты от кого-либо по почте, просто выберите отправку определенной беседы прямо в Корзину, нажав кнопку Игнорировать.
• Делегирование доступа: Наконец, если вы собираетесь в длительный творческий отпуск, в декрет или уезжаете в отпуск и не хотите проверять почту даже раз в день или в неделю, но при этом не хотите по возвращение увидеть гору сообщений – вы можете предоставить кому-то з коллег доступ на управление своим почтовым ящиком. Просто посмотрите настройки своей учетной записи. Если в них есть кнопка Делегировать доступ или что-то похожее, вы можете предоставить доступ к вашей почте своему коллеге, который сможет отвечать на сообщения во время вашего отсутствия.

Электронная почта продолжает оставаться важным инструментом в деловом мире и ваше мастерство владения этим инструментом только увеличит вашу ценность как сотрудника. Надеемся, вы возьмете на вооружение одну или несколько из представленных нами функций, и они непременно помогут вам повысить вашу продуктивность.

Календарь

Больше всех нахваливают MS Outlook любители календарей. Я тоже люблю пользоваться календарем и скажу больше, я им очень активно пользуюсь. Календарь Gmail у меня прекрасно синхронизируется с iPhone/Ipad и я не вижу видимых преимуществ у календаря, встроенного в MS Outlook

. Я соглашусь, что в MS Outlook календарь особенно хорошо проявляет при использовании в качестве сервера MS Exchange, но нашей работе он не используется. Вот и получается, что используя тот же Gmail, я ничего не теряю. Скорей наоборот, экономлю.