Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто
19.11.2020Компьютерная техника применяется сегодня на каждом предприятии. Как и прочие основные средства, она подлежит инвентаризации. Эта процедура имеет отличительные черты. Порядок проведения описи имущества регламентируют: Закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, Положение по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998. Рассмотрим подробно в статье, как проходит инвентаризация компьютеров, что нужно знать проверяющим об этом виде учета.
Инвентаризация компьютеров по сети
В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.
Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:
- Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
- Проверка в фоновом режиме;
- Экономия времени;
- Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
- Стопроцентная точность полученных данных.
Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.
Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.
Сроки проведения проверки
Компьютеры являются основными фондами компании. В соответствии с законом их плановая инвентаризация осуществляется один раз в 3 года перед заполнением итоговой бухгалтерской отчетности. Руководство может самостоятельно определять сроки и периодичность проверки и отразить это в учетной политике.
Проведение инвентаризации является обязательным по следующим причинам:
- Смена ответственных работников;
- Выявление случаев хищения и порчи имущества;
- Ликвидация фирмы или ее реорганизация;
- Чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия;
- В прочих установленных законом случаях (п. 1.5, 1.6 Рекомендаций, утв. Приказом № 49).
Порядок проведения компьютерного учета
Перед началом инвентаризационных действий нужно провести подготовительные мероприятия. Для упрощения процедуры на каждый объект следует наклеить этикетку. На ней отражается следующая информация:
- Название предприятия;
- Наименование объекта по данным учета;
- Инвентарный номер;
- Ответственный сотрудник.
Порядок проведения описи отражен в таблице:
Приказ можно составить по форме ИНВ-22 или в произвольной. В документе указывают причину проверки, состав комиссии, даты начала и завершения, какое имущество инвентаризируется. Данные в ходе осмотра фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1, ИНВ-1а для нематериальных активов).
Сведения в них группируются по ответственным работникам и структурным подразделениям. Они содержат учетные сведения о номенклатуре, количестве и инвентарных номерах объектов проверки. В ходе осмотра техники комиссия вносит в описи аналогичные данные по факту.
При выявлении неисправного оборудования или его отсутствия составляется докладная на имя директора. В нее записывают наименования, номера потерянной или непригодной для дальнейшего использования аппаратуры. Здесь же указываются причины выявленных дефектов, ставится подпись ответственного за сохранность ценностей сотрудника и членов комиссии. Аналогично оформляют выявленные излишки.
На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т. д.
Пример. В октябре 2020 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС — 7 650 р.
Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования. Срок службы определен продолжительностью 30 месяцев. Износ начисляется линейным методом.
1 / 30 * 100 = 3,33% — норма амортизации;
(50 150 – 7 650) * 3,33% = 1 415,25 р. — сумма износа в месяц.
В октябре 2020 бухгалтер сделал следующие проводки:
Дт 08 Кт 60 50 150 р. — принят к учету компьютер;
Дт 19.1 Кт 60 7 650 р. — учтен НДС по купленному объекту;
Дт 01 Кт 08 50 150 р. — компьютер учтен в составе основных фондов;
Дт 91.2 Кт 02 7 076,25 р. — отражена амортизация за 2020 год (1 415,25 * 5);
Дт 26 Кт 02 14 152,50 р. — учтена сумма износа за текущий год на момент обнаружения ошибки (1 415,25 * 10).
Программа для инвентаризации
Программа для инвентаризации имущества, которую мы Вам предлагаем, главным образом ориентирована на организации, имеющие большое количество инвентарных объектов, находящихся в разных зданиях. Сами здания, в свою очередь, могут находиться на очень большом расстоянии друг от друга и от головного офиса (например, в разных городах и регионах).
Тут демо-версия программы для инвентаризации «Феникс».
Тут демо-версия программы для инвентаризации «Скан-Про».
С 2001 года мы занимаемся автоматизацией бухгалтерского учёта, складского учёта и в том числе, имеем опыт внедрения различных компьютерных программ для автоматизации инвентаризации имущества.
Поработав с различными программами для инвентаризации, видя их сильные и слабые стороны и зная отзывы клиентов о них, мы решили создать новый продукт, которым стала программа для инвентаризации «Феникс».
Инвентаризация имущества с помощью программы «Феникс» — это процесс, в результате которого Вы получите информацию о фактическом нахождении имущества вашей организации с наглядным отображением данных в web-интерфейсе.
Мы хотели, чтобы создаваемая нами программа для инвентаризации была простой и удобной в работе и настройке, а инвентаризация имущества, проводимая с её помощью, одинаково эффективно, быстро и качественно выполнялась бы пользователями вне зависимости от территориального расположения и количества инвентарных объектов в организации.
Создавая программу «Феникс», мы хотели добиться максимально возможного сокращения сроков на проведение инвентаризации, при одновременном максимально возможном сокращении финансовых затрат на сам процесс инвентаризации.
Компромисс непростой, но кажется нам это удалось!
Мы взяли сильные стороны технологии штрих кодирования, которые заключаются в:
- простоте,
- низкой стоимости расходных материалов,
- относительно низкой стоимости оборудования.
И, кроме того, мы предприняли усилия для нивелирования её основного недостатка — относительно низкой скорости проведения инвентаризации, по сравнению с более высокотехнологичными и дорогостоящими системами (такими как, к примеру, RFID).
В итоге, у нас получилось решение, которое с одной стороны позволило существенно сократить сроки на проведение инвентаризации по сравнению с другими, основанными на технологии штрих кодирования системами. C другой стороны, созданная нами программа для инвентаризации позволила стоимость нашего решения оставить на уровне стоимости штрих кодовых систем, а в некоторых случаях, даже сделать её существенно ниже.
После внедрения нашей системы, слово «инвентаризация» будет ассоциироваться у Вас с важным, но простым мероприятием! Вы сэкономите и время и деньги, и сможете направить высвободившийся ресурс на решение других важных задач.
Программа для инвентаризации «Феникс» позволяет:
Вести наглядный древовидный иерархический список помещений (зданий, складов, комнат), в которых могут находиться инвентарные объекты.
Вести учёт инвентарных объектов и их характеристик, таких как:
- инвентарный номер,
- помещение, в котором числится объект,
- штрих код,
- наименование,
- стоимость,
- дата ввода в эксплуатацию,
- материально ответственное лицо,
- счёт бухгалтерского учёта
- и других характеристик.
Вести списки вспомогательной информации, такие как:
- список материально ответственных лиц,
- список бухгалтерских счетов,
- список кодов ОКОФ
- и другие.
Для облегчения ввода системы в эксплуатацию, есть возможность импорта исходных данных из внешних файлов. Помимо самого списка инвентарных объектов, можно импортировать список помещений, списки материально ответственных лиц, бухгалтерских счетов и кодов ОКОФ.
Кроме того, есть возможность при необходимости выполнять синхронизацию имеющихся в программе данных об инвентарных объектах с данными из внешних источников.
Само собой, предлагаемая нами программа для инвентаризации позволяет печатать на объекты этикетки с штрих кодом. Мало того, возможна печать этикеток как на специальном принтере этикеток, так и на обычном офисном принтере.
Кстати, при желании, можно использовать эту возможность для сокращения затрат и полностью или частично отказаться от закупки специальных принтеров этикеток, используя уже имеющиеся в организации обычные офисные принтеры.
Кроме того, если имущество в Вашей организации уже промаркировано штрих кодами, созданными в какой-то другой программе, Вам не придётся их перепечатывать и переклеивать. Наша программа для инвентаризации сможет работать с уже имеющимися на вашем имуществе штрих кодами. Новые же этикетки Вы будете печатать на новое имущество и для замены пришедших в негодность старых этикеток.
Программа Феникс реализована в виде Web-сайта. Пользователи могут подключаться к ней по внутренней локальной сети организации или подключаться удалённо через Интернет.
Каждому пользователю программы можно настроить свой уровень доступа. Например, сотрудникам, выезжающим на проведение инвентаризации на отдалённый объект, можно разрешить только лишь загружать в программу данные об обнаруженных инвентарных объектах.
Также в системе автоматически ведётся журнал основных действий пользователей.
Основной функцией программы, конечно же является автоматизация инвентаризации имущества, которая в данном случае заключается в том, чтобы иметь возможность ускоренного сбора информации о том, какое имущество в каких помещениях находится.
Во всех подобных системах для автоматизации инвентаризации, основанных на технологии штрих кодов, сбор информации о наличии имущества заключается в непосредственном обходе помещений, проводящими инвентаризацию сотрудниками, со специальными мобильными сканерами и сканировании на каждом инвентарном объекте этикетки с штрих кодом.
Как правило, количество сканеров штрих кодов в каждой организации — весьма ограничено, т.к. это устройство не из дешевых. И даже, если руководство организации захотело бы ускорить проведение инвентаризации — это было бы весьма проблематично, т.к. даже теоретически привлечь на проведение инвентаризации можно лишь столько сотрудников, сколько есть в наличии мобильных сканеров штрих кода.
Наша программа позволяет в качестве мобильных сканеров штрих кодов использовать не только специализированные сканеры, но и обычные смартфоны и планшеты.
Такая возможность позволит в случае необходимости очень существенно увеличить скорость проведения инвентаризации, путём привлечения к сбору информации большого количества сотрудников.
Например, можно назначить в каждой комнате (помещении) ответственного, который при помощи смартфона соберет информацию о находящемся в его помещении имуществе.
А так как, наша программа для инвентаризации позволяет подключаться к ней через Интернет, то с помощью всё того же смартфона, сотрудник сможет отправить эту информацию в основную программу практически без задержек.
И конечно же в результате проведения инвентаризации, Вы получите информацию о том, какое имущество в каких помещениях (комнатах) находится, а также о том, какое имущество было перемещено в другие помещения и какое имущество и на какую сумму было не найдено.
Вы будете иметь полную картину о нахождении имущества Вашей организации с точностью до комнаты (помещения).
Итак, давайте подытожим, в чём же заключается экономия, при использовании предлагаемой нами системы?
1.Программа для инвентаризации «Феникс» устанавливается только на один компьютер, а рабочие места подключающихся к ней пользователей требуют минимальной настройки. Это существенно сокращает затраты на внедрение и дальнейшее текущее сопровождение всей системы.
2.Есть возможность сэкономить средства на приобретении специализированных принтеров этикеток.
3.Есть возможность сэкономить средства на приобретении специальных мобильных сканеров штрих кодов.
4.Система позволяет проводить инвентаризацию в режиме массового привлечения сотрудников к сбору информации, что в разы повышает скорость проведения инвентаризации, вплоть до проведения полной инвентаризации всего за один день.
Цена же системы «Феникс» при этом остается на уровне классической, относительно медленной, основанной на технологии штрих кодирования системы.
Дополнительная информация о программе для инвентаризации «Феникс»
Как уже упоминалось выше, описываемая здесь программа для инвентаризации «Феникс» будет особенно полезна организациям, имеющим территориально удалённые от главного офиса филиалы (офисы, склады, здания), в которых необходимо проведение инвентаризации имущества.
Программа «Феникс» имеет web-интерфейс, легко масштабируемая, способна работать с десятками и даже сотнями тысяч инвентарных объектов (единиц имущества).
Если же Ваши потребности и задачи не столь масштабные, подлежащее инвентаризации имущество располагается в зданиях и помещениях расположенных в пределах досягаемости сотрудниками в течении одного рабочего дня, а количество имущества не превышает 10-20 тысяч единиц, то Вам также может подойти программа для инвентаризации «Скан-Про«.
По этой ссылке: программа для инвентаризации «Скан-Про», можно подробнее ознакомиться с системой «Скан-Про».
Предлагаемые нами программы для проведения инвентаризации могут быть очень полезны не только организациям, владеющим большим количеством имущества, но и организациям, проведение инвентаризации для которых является частью их бизнеса, т.е. организациям, оказывающим услуги по проведению инвентаризации имущества.
В особенности это будет интересно тем, кто только собирается начать подобную деятельность, т.к. наши программы для инвентаризации позволяют существенно сэкономить на закупке оборудования на начальном этапе становления Вашего бизнеса.
Чтобы лучше понять описываемую здесь систему «Феникс», Вы можете ознакомиться с картинками перейдя по ссылке «Картинки«, а также с помощью расположенного в верхней части каждой страницы сайта пункта меню «Картинки».
Программа автоматизированной инвентаризации
При автоматизированном способе инвентаризации из базы учетных данных по компьютерам для каждого объекта печатают этикетки со штрих кодом. Впоследствии их приклеивают на соответствующее оборудование. При кодировании подобным образом для инвентаризации применяется программа 1С «Учет оборудования». В интернете можно скачать ее демоверсию и посмотреть презентацию.
Проверку компьютеров с помощью сканирования штрих кодов производит известная программа Hardware Inspector.
Все представленные на рынке специализированные программы имеют схожий порядок работы. Например, несложно скачать и использовать продукт «Инвентаризация компьютеров в сети». Она позволяет обнаружить устаревшие модели, запланировать обновление техники, выбрать компьютеры, ресурс которых не соответствует выполняемым на нем задачам и т. д.
Хорошо зарекомендовала себя программа IT Invent. Она поддерживает сканирование в сети и накапливает сведения по всем сетевым устройствам. С ее помощью можно осуществлять инвентаризационный учет сетевых компьютеров во всех филиалах компании.
Бесплатный вариант содержит ограниченный набор функций, их полный перечень доступен в коммерческой версии продукта. Еще одна программа «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров» предлагается в нескольких модификациях. Организация может выбрать более подходящую под свои цели.
Основные функции и возможности ПО для инвентаризации
ПО DataMobile Invent устанавливается на ТСД и интегрируется с 1С. Приложение позволяет:
- производить выбор пользователя: так как ПО многопользовательское, каждый сотрудник может иметь свои данные для входа;
- проводить инвентаризацию основных средств путем считывания штрихкодов (RFID-меток) и ввода данных в систему;
- добавлять фотографии основных средств;
- работать с малоценными объектами учета из справочника «Номенклатура» с возможностью ввода их количества;
- списывать брак с указанием причины списания из перечня, который можно выгрузить из 1С, при необходимости есть возможность добавить комментарий;
- назначать материально ответственных лиц (МОЛ) и определять места хранения; список материально ответственных лиц и перечень подразделений выгружаются из 1С;
- создавать маркировочные этикетки и отправлять их на печать при наличии мобильного принтера.
Инвентаризация объектов, промаркированных RFID-метками, может осуществляться на расстоянии с мгновенным внесением данных в карточку ОС. Для удобства в приложении реализована функция поиска определенного объекта с помощью звукового и визуального сигнала – чем ближе мы к нему подходим, тем интенсивнее сигнал.
Внешний вид экрана ТСД при использовании программы DataMobile Invent для сканирования штрихкода и RFID-метки
Бухгалтерские проводки по учету излишков и недостачи
Для отражения результатов инвентаризации в бухучете предусмотрены следующие типовые операции:
Учет излишков:
Дт 08.3 Кт 91.1 — учтен доход в виде основного средства;
Дт 01 Кт 08 — объект принят к учету по рыночной цене.
Дт 91.1 Кт 99 — отражена прибыль от принятия неучтенного объекта к учету.
Учет недостач:
Если виновник не найден, ущерб отражают так:
Дт 94 Кт 01 — выявлена недостача;
Дт 02 Кт 01 — списан износ недостающего объекта;
Дт 91.2 Кт 94 — убыток отнесен на прочие расходы.
Если виновник найден, то операции имеют вид:
Дт 73 Кт 94 — недостача списана на виновного;
Дт 50 Кт 73 — сотрудник погасил задолженность;
Дт 70 Кт 73 — долг удержан из заработка работника.
Что нужно предпринять для внедрения автоматизации: пошаговая инструкция
Для автоматической идентификации объекты нужно промаркировать. Для этого используются клеящиеся этикетки со штрихкодами или метки RFID. Они создаются с помощью принтеров печати этикеток, RFID-меток.
Принтер печати штрихкодов
Тип этикеток выбирается в зависимости от вида основных средств, подлежащих учету. При работе со штрихкодами лучше всего использовать полипропиленовые этикетки, они наиболее долговечны, устойчивы к механическим воздействиям, могут использоваться в агрессивных средах. При использовании технологии RFID отдать предпочтение можно как простым меткам-наклейкам, так и защищенным корпусным меткам.
Речь идет о терминалах сбора данных – защищенных мобильных компьютерах со сканером штрихкодов. В офисе можно использовать и обычные смартфоны, в условиях производства и склада предпочтение стоит отдать ТСД.
Использование терминала сбора данных при инвентаризации
Если используется автоматическая идентификация на базе технологии RFID, потребуется мобильный считыватель меток.
Команда Сканпорт разработала специальное программное обеспечение для управления ТСД или мобильными устройствами при проведении автоматизации. С этим ПО процесс сбора информации об основных средствах и передачи ее в учетную программу отнимает минимум времени и сил.
Программное обеспечение DataMobile Invent поддерживает технологию штрихкодирования и RFID. В зависимости от того, какая маркировка основных средств используется, можно использовать одну из версий программы:
- DataMobile Invent;
DataMobile Invent RFID.