Функция ВПР в Excel: пошаговая инструкция с 5 примерами
20.11.2020Синтаксис
=ВПР(элемент_который_нужно_найти;адрес_таблицы_где_находится_искомое_значение;порядковый_номер_столбца;интервальный_просмотр)
Элемент – может быть числовым (адрес ячейки) или текстовым («текст»).
Адрес таблицы – диапазон ячеек, где примерно находится значение.
Номер столбца – принимает целое число из диапазона от 1 до n, из него будет извлечен результат.
Интервальный просмотр – приблизительное (ближайшее) соответствие критерию обозначается как 1 (истина), а точное соответствие – 0 (ложь). Данный логический аргумент указывать необязательно, если таблица отсортирована от минимального к максимальному значению. Если таблица не отсортирована и аргумент опущен, это равносильно истине.
Важно! Искомое значение должно находиться слева (в первом столбце) от возвращаемого элемента.
В русифицированной версии Excel аргументы вводятся через знак «;», в англоязычной – через запятую.
Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям
Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).
Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.
Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.
Чтобы осуществить поиск следует:
Делается это просто:
- выделить крайнюю левую ячейку (А1);
- щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
- отметить добавление столбца и нажать «ОК».
Инструкция:
– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8). – где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).
Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).
Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.
После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.
Ошибки
Когда пользователь ошибается при вводе данных или выборе диапазона, вместо результата отображаются различные ошибки: #Н/Д, #ЗНАЧ, #ССЫЛКА.
Ошибка #Н/Д появляется, если:
Во избежание ошибки #Н/Д, когда ВПР не находит значение, рекомендуется использовать следующую формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C2;A1:B12;2;ЛОЖЬ);0) – вместо 0 можно написать «не найдено».
Ошибка #ЗНАЧ появляется, если:
Ошибка #ССЫЛКА появляется, если третий аргумент больше количества столбцов в таблице.
Примеры функции ВПР в Excel
Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.
Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.
Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.
Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.
Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА
Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.
Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.
Разные форматы критерия в таблицах
Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.
Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.
В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.
Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.
Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.
Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.
Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.
Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.
Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.
Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.
Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия
В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.
Подсчет номера столбца в большой таблице
Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.
Здорово экономит время.
Экспресс-сравнение двух диапазонов
Предположим, у нас изменился прайс, и в связи с этим необходимо сравнить старые и новые цены. Делать это вручную проблематично. Как хорошо, что есть функция ВПР
.
8
А вот и простая инструкция, как это сделать:
. Простыми словами, нам нужно сравнить диапазон А2:А15 в двух прайсах. После этого вставить новую информацию в старый в колонку «Новая цена».
10
Дальше информация о ценах сопоставляется в ручном режиме или с помощью логических операторов Excel. Также можно применить условное форматирование и выделить красным цветом те строки, в которых цена изменилась. Но это уже уровень профессионала.